ホームページの要件定義書作り方完全ガイド！失敗を防ぐ具体的な方法と項目を徹底解説
ホームページの要件定義書とは？基本を押さえましょう
ホームページ制作を成功させるには、最初の設計図となる「要件定義書」が欠かせません。
要件定義書とは、これから作るホームページの目的や必要な機能、デザインの方向性、予算、スケジュールなど、プロジェクトに関わるすべての情報を明確に文書化したものです。
建物を建てる際に設計図が必要なように、ホームページ制作においても要件定義書という設計図が必要なのです。
要件定義書の役割と重要性
要件定義書は、ホームページ制作プロジェクトにおいて3つの重要な役割を果たしますよ。
第一に、関係者全員の認識を統一する役割です。
社内の関係部署、経営層、制作会社など、プロジェクトに関わるすべての人が同じゴールに向かって進むための共通言語となります。
第二に、判断基準としての役割です。
制作途中で意見が分かれたり、方向性に迷ったりしたときに、要件定義書に立ち返ることで正しい判断ができるようになります。
第三に、品質を担保する役割です。
何を作るべきか、どこまで作るべきかが明確になるため、想定外の機能追加や手戻りを防ぎ、プロジェクトを計画通りに進められます。
要件定義書がないと起こる深刻な問題
要件定義書を作らずにホームページ制作を進めると、さまざまな問題が発生します。
最もよく起こるのが「イメージと違うものができた」という認識のズレです。
発注側と制作会社の間で具体的な仕様が共有されていないと、完成したホームページが期待していたものと全く違う結果になってしまいます。
また、途中で「この機能も追加したい」「やっぱりデザインを変更したい」といった要望が次々に出てきて、予算オーバーやスケジュール遅延を引き起こします。
さらに深刻なのは、プロジェクト自体が頓挫してしまうケースです。
関係者間で意見が対立し、誰も責任を取らない状況になり、結局ホームページが完成しないまま時間とお金だけが消えていくのです。
失敗しない要件定義書作成の5ステップ
ここからは、実際に要件定義書を作成する具体的な手順を5つのステップで解説していきます。
この順番で進めることで、漏れなく効率的に要件定義書を完成させることができますよ。
ステップ1：現状分析と課題の洗い出し
まず最初に行うべきは、現在のホームページやビジネスの状況を徹底的に分析することです。
既存のホームページがある場合は、Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールを使って、訪問者数、離脱率、コンバージョン率などのデータを収集しましょう。
どのページがよく見られているか、逆にどのページで訪問者が離脱しているかを把握します。
新規制作の場合でも、競合他社のホームページを分析したり、顧客や営業担当者にヒアリングしたりして、どんな情報が必要とされているかを明確にします。
また、社内の各部署からも意見を集めましょう。
営業部門、マーケティング部門、カスタマーサポート部門など、それぞれの立場から見た課題や要望を聞き出すことで、多角的な視点を得られます。
この段階で集めた情報を整理し、「問い合わせが少ない」「採用応募が増えない」「ブランドイメージが古い」といった具体的な課題としてリスト化していきます。
ステップ2：目的とゴールの明確化
課題が整理できたら、次はホームページ制作の目的とゴールを明確に定義します。
ここで活用したいのが「5W1H」のフレームワークです。
Why（なぜ）では、ホームページを制作・リニューアルする背景と目的を明確にします。
例えば「問い合わせ数を増やすため」「企業ブランディングを強化するため」「採用活動を効率化するため」といった具合です。
What（何を）では、具体的に何を実現したいかを定義します。
「月間問い合わせ数を50件に増やす」「求人応募数を2倍にする」など、数値目標を設定することが重要です。
Who（誰が）では、ターゲットユーザーを明確にします。
年齢層、性別、職業、課題など、ペルソナを具体的に設定しましょう。
When（いつ）では、プロジェクトのスケジュールを決めます。
公開予定日から逆算して、各工程の期限を設定します。
Where（どこで）では、社内で対応するのか、外部の制作会社に依頼するのかを決定します。
How（どのように）では、どんな手段で目的を達成するかを検討します。
コンテンツの充実、UI/UXの改善、SEO対策など、具体的な施策を考えます。
ステップ3：ターゲットとコンセプトの設定
目的が明確になったら、より具体的にターゲットユーザーとホームページのコンセプトを設定していきます。
ターゲット設定では、単に「30代の女性」といった大まかな属性だけでなく、その人の悩みや行動パターンまで深掘りしましょう。
例えば「都内在住の30代女性、子育て中で時短を重視、スマホで情報収集することが多い、価格よりも品質を重視する」といった具合です。
このように詳細なペルソナを設定することで、どんなコンテンツを用意すべきか、どんなデザインが好まれるかが見えてきます。
次にホームページ全体のコンセプトを決めます。
コンセプトとは、ホームページを通じて訪問者にどんな印象を持ってもらいたいか、どんな価値を提供したいかという基本方針です。
「信頼できる専門家」「親しみやすいパートナー」「革新的なリーダー」など、目指すブランドイメージを言語化しましょう。
このコンセプトが、デザインの方向性やコンテンツのトーン、使用する写真やカラーなど、すべての制作要素の判断基準になります。
ステップ4：予算とスケジュールの確定
要件定義を進める上で避けて通れないのが、予算とスケジュールの設定です。
予算については、ホームページ制作にかかる費用を項目ごとに分けて考えましょう。
ディレクション費、企画設計費、デザイン費、コーディング費、システム開発費、コンテンツ制作費、サーバー・ドメイン費用など、それぞれの相場を調べて見積もります。
制作会社に依頼する場合は、複数社から見積もりを取って比較することをおすすめします。
ただし、単純に安い会社を選ぶのではなく、提案内容や実績、サポート体制なども総合的に判断してください。
スケジュールについては、公開予定日から逆算して各工程の期間を設定します。
一般的なホームページ制作は、企画・要件定義に1〜2ヶ月、設計に2〜4週間、デザインに3〜6週間、コーディング・開発に4〜8週間、テスト・修正に2〜4週間程度かかります。
トラブルや修正が発生することを想定して、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。
特に年末年始や決算期など、社内の承認プロセスに時間がかかる時期は注意しましょう。
ステップ5：関係者との合意形成と承認取得
要件定義の内容が固まったら、関係者全員から合意を得るプロセスが必要です。
まずは社内の関係部署に対してヒアリングを行い、それぞれの要望や懸念点を吸い上げます。
営業部門からは「商品情報をもっと詳しく掲載したい」、人事部門からは「採用ページを充実させたい」といった意見が出てくるでしょう。
すべての要望に応えるのは難しいかもしれませんが、各部署の話を聞いているという姿勢を示すだけでも、プロジェクトへの協力を得やすくなります。
次に上長や経営層に対してプレゼンテーションを行い、予算とスケジュールの承認を得ます。
この際、ホームページ制作の目的、期待される効果、投資対効果、リスクなどを明確に説明することが重要です。
数値目標を示したり、競合他社の事例を紹介したりすることで、説得力が増しますよ。
承認が得られたら、その内容を要件定義書として正式に文書化し、関係者全員で共有します。
後から「聞いていない」「そんなつもりじゃなかった」という齟齬が生じないよう、文書として記録を残すことが失敗を防ぐ鍵になります。
要件定義書に必ず盛り込むべき13の重要項目
ここからは、実際に要件定義書に記載すべき具体的な項目を解説していきます。
これらの項目を漏れなく記載することで、質の高い要件定義書が完成しますよ。
項目1：プロジェクトの背景と目的
なぜこのタイミングでホームページを制作・リニューアルするのか、その背景と目的を明確に記載します。
現状の課題や市場環境の変化、競合他社の動向など、プロジェクトが立ち上がった経緯を説明しましょう。
そして、このプロジェクトを通じて何を実現したいのか、ビジネス上のゴールを具体的に記述します。
項目2：ターゲットユーザーとペルソナ
誰に向けたホームページなのかを明確にします。
年齢、性別、職業、地域、課題、行動パターンなど、具体的なペルソナ情報を記載しましょう。
複数のターゲット層がある場合は、それぞれのペルソナを設定し、優先順位も明記します。
項目3：ホームページのコンセプトと方向性
ホームページ全体のコンセプトやブランドイメージを言語化します。
「信頼性」「革新性」「親しみやすさ」など、目指す印象を具体的に表現しましょう。
参考にしたいホームページがあれば、そのURLも記載しておくとイメージが伝わりやすくなります。
項目4：目標と評価指標（KGI・KPI）
プロジェクトの成功を測る具体的な数値目標を設定します。
KGI（最終目標）としては「問い合わせ数月50件」「採用応募数20名」など、最終的に達成したい目標を記載します。
KPI（中間指標）としては「月間訪問者数10,000人」「資料ダウンロード数100件」など、KGI達成のための中間目標を設定しましょう。
項目5：サイト構成とページ一覧
どんなページを用意するのか、サイト全体の構成を明確にします。
トップページ、会社概要、事業内容、サービス紹介、事例紹介、採用情報、お問い合わせなど、必要なページをリストアップしましょう。
階層構造も含めたサイトマップを作成すると、全体像が把握しやすくなります。
既存サイトのリニューアルの場合は、どのページを残し、どのページを削除または統合するかも明記してください。
項目6：機能要件（必要な機能の一覧）
ホームページに実装する機能を具体的にリストアップします。
お問い合わせフォーム、資料ダウンロード機能、検索機能、ブログ機能、会員登録機能、予約システム、決済機能など、必要な機能を洗い出しましょう。
各機能について、どんな項目が必要か、どんな動作をするかまで詳細に記載することが重要です。
例えばお問い合わせフォームなら「名前、メールアドレス、電話番号、問い合わせ内容を入力項目とし、送信後に自動返信メールを送る」といった具合です。
項目7：非機能要件（性能・セキュリティ・保守性）
目に見える機能以外の技術的な要件も重要です。
性能要件としては、ページの表示速度やアクセス集中時の対応などを定めます。
セキュリティ要件としては、SSL対応、個人情報保護、不正アクセス対策などを記載しましょう。
保守性については、更新のしやすさや、将来の拡張性なども考慮して要件を定めます。
項目8：デザイン要件
デザインの方向性や制約条件を記載します。
使用するブランドカラー、ロゴの扱い、フォントの指定、イメージ写真のテイストなど、デザインに関する基準を明確にしましょう。
また、レスポンシブデザイン（スマートフォン対応）が必要か、対応するブラウザやデバイスの範囲なども記載します。
アクセシビリティへの配慮が必要な場合は、その基準も明記してください。
項目9：システム・技術要件
使用する技術やシステムの仕様を定義します。
CMS（コンテンツ管理システム）を導入するか、導入する場合はWordPressなどどのCMSを使うかを決めます。
使用するプログラミング言語、フレームワーク、データベースなど、技術的な仕様も記載しましょう。
既存システムとの連携が必要な場合は、その内容も詳しく記述します。
項目10：インフラ・サーバー要件
ホームページを公開するサーバー環境について定義します。
新規にサーバーを契約するのか、既存サーバーを使うのか、クラウドサービスを利用するのかを決めましょう。
ドメイン名、SSLサーバー証明書の種類、バックアップの方針なども記載します。
本番環境だけでなく、テスト環境についても要件を定めておくことをおすすめします。
項目11：コンテンツ制作の方針
ホームページに掲載するテキストや画像をどのように用意するか、その方針を明確にします。
既存の資料を流用するのか、新規に制作するのか、制作会社に依頼するのか自社で用意するのかを決めましょう。
写真撮影が必要な場合は、その手配方法やスケジュールも記載します。
コンテンツのトーンやマナー（敬語の使い方、表記ルールなど）についても統一基準を設けておくと、一貫性のあるホームページになります。
項目12：運用保守の方針
ホームページ公開後の運用体制について定義します。
日常的な更新作業は誰が行うのか、問い合わせ対応は誰が担当するのか、役割分担を明確にしましょう。
また、定期的なメンテナンスやセキュリティアップデート、アクセス解析とレポーティングなど、継続的な作業についても計画を立てます。
制作会社と保守契約を結ぶ場合は、その範囲と費用も記載してください。
項目13：プロジェクト体制とスケジュール
プロジェクトに関わるメンバーの役割と責任を明確にします。
自社側のプロジェクトマネージャー、各部署の担当者、決裁者など、誰が何を担当するかをリストアップしましょう。
制作会社に依頼する場合は、先方の体制も確認して記載します。
そして、各工程のスケジュールを具体的な日付で設定し、マイルストーン（重要な節目）も明記します。
定例会議の頻度や報告方法など、コミュニケーションのルールも決めておくとスムーズに進められますよ。
要件定義でよくある失敗例と確実な回避方法
どんなに注意深く進めても、要件定義では様々な問題が起こりがちです。
ここでは典型的な失敗例と、その対策方法を紹介していきます。
失敗例1：曖昧な表現で認識のズレが発生
「使いやすいデザインにしてください」「おしゃれな感じで」といった抽象的な表現は、人によって解釈が大きく異なります。
制作会社が考える「おしゃれ」と、あなたが想像する「おしゃれ」が一致する保証はありません。
この失敗を防ぐには、できるだけ具体的に記述することが重要です。
「参考サイト：〇〇会社のホームページのような、白を基調としたシンプルなデザイン」のように、誰が見ても同じイメージを持てる表現を心がけましょう。
また、重要な部分については実際のサンプルやモックアップを用意して、視覚的に共有することも効果的です。
失敗例2：途中で要件が次々と変更される
プロジェクトが進んでから「やっぱりこの機能も追加したい」「デザインを変更したい」と要望が増えていくケースです。
これは予算オーバーやスケジュール遅延の最大の原因になります。
防ぐためには、要件定義の段階で関係者全員から十分に意見を集め、合意を得ておくことが不可欠です。
また、変更管理のルールを設けることも有効です。
「要件変更は月1回の会議で審議し、予算・スケジュールへの影響を評価してから決定する」といった仕組みを作りましょう。
どうしても後から追加したい機能が出てきた場合は、公開後のフェーズ2として計画することも検討してください。
失敗例3：技術的な実現可能性を確認せずに進める
「こんな機能が欲しい」と要望を列挙したものの、実際には技術的に実装が難しかったり、予算内では実現不可能だったりするケースがあります。
特に既存システムとの連携や、複雑なデータベース処理が必要な機能では注意が必要です。
この失敗を避けるには、要件定義の早い段階でエンジニアや制作会社の技術担当者に相談することです。
「この機能は実現可能か」「実装する場合どのくらいのコストとスケジュールが必要か」を確認しながら進めましょう。
実現が難しい要件については、代替案を検討することも大切です。
失敗例4：関係者への説明不足で後から反対される
上長や他部署への説明が不十分なまま進めてしまい、途中で「そんな話は聞いていない」と反対されるケースです。
特に予算が大きいプロジェクトや、複数部署に影響するプロジェクトでは致命的な問題になります。
防止策としては、プロジェクトの初期段階から定期的に報告し、承認を得ながら進めることが重要です。
月次の報告会議を設定したり、重要な決定事項については都度メールで共有したりして、関係者を巻き込んでいきましょう。
また、要件定義書を作成する過程で、各部署にレビューを依頼し、コメントをもらうことも効果的です。
「自分たちの意見が反映されている」という実感を持ってもらうことで、プロジェクトへの協力を得やすくなりますよ。
失敗例5：運用体制を考えずに機能を盛り込みすぎる
「あれもこれも」と機能を詰め込んだ結果、公開後に更新が追いつかず、古い情報が放置されるケースです。
高機能なホームページを作っても、運用できなければ意味がありません。
この失敗を避けるには、公開後の運用体制を考慮して要件を決めることが大切です。
「誰が」「どのくらいの頻度で」「どのように」更新するのかを具体的に想定しましょう。
自社のリソースで対応できない機能は、思い切って見送る勇気も必要です。
または、運用しやすいCMSを導入したり、制作会社と保守契約を結んだりする方法も検討してください。
要件定義書作成に役立つテンプレート活用法
ゼロから要件定義書を作るのは大変ですが、テンプレートを活用すれば効率的に作成できます。
インターネット上には、多くの企業や専門家が無料で提供している要件定義書のテンプレートがあります。
ExcelやWord形式でダウンロードできるものが多く、すぐに使い始められますよ。
テンプレートを使う最大のメリットは、必要な項目が網羅されていることです。
自分では気づかなかった重要な項目も、テンプレートに含まれていれば漏れなく検討できます。
ただし、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社のプロジェクトに合わせてカスタマイズすることが重要です。
不要な項目は削除し、足りない項目は追加して、使いやすい形に整えましょう。
また、一度作成した要件定義書は、次回のプロジェクトでも活用できます。
自社独自のテンプレートとして保管しておけば、次回以降の作業がさらに効率化されますよ。
複数のテンプレートを比較して、自社に最適なものを見つけることをおすすめします。
項目の充実度、記入例の分かりやすさ、ファイル形式などを確認して選びましょう。
制作会社に依頼する場合の要件定義のポイント
ホームページ制作を外部の制作会社に依頼する場合、要件定義のアプローチが少し変わってきます。
まず理解しておきたいのは、要件定義は必ずしも自社だけで完結させる必要はないということです。
むしろ、制作会社の専門知識を活用しながら一緒に作り上げていく方が、より質の高い要件定義書になります。
その際に用意するのが「RFP（提案依頼書）」です。
RFPは要件定義書よりも前の段階で作成する文書で、プロジェクトの概要、目的、予算、スケジュールなど、大まかな内容をまとめたものです。
RFPを複数の制作会社に提出し、提案と見積もりを受け取って、最適な会社を選定します。
RFPには以下の内容を含めましょう。
プロジェクトの背景と目的、現状の課題、ターゲットユーザー、予算の上限、希望する公開時期、求める提案内容などです。
制作会社を選定する際は、単に価格だけで判断しないことが重要です。
過去の制作実績、提案内容の質、担当者とのコミュニケーションのしやすさ、アフターサポートの充実度なども総合的に評価しましょう。
制作会社が決まったら、一緒に詳細な要件定義を詰めていきます。
制作会社の担当者は多くのプロジェクトを経験しているため、気づかなかった視点や、より良い解決策を提案してくれることも多いですよ。
ただし、すべてを制作会社任せにするのは避けましょう。
自社の事業やビジネスについては、あなたが最も理解しているはずです。
制作会社の専門知識と、自社のビジネス知識を組み合わせることで、最適なホームページが実現できます。
定期的な打ち合わせを設定し、密にコミュニケーションを取りながら進めることが成功の秘訣です。
疑問点や不安な点があれば、遠慮せずにすぐに確認することを心がけてください。
小さな認識のズレが、後々大きなトラブルに発展することもありますから。
まとめ：要件定義書がホームページ制作成功の鍵を握ります
ホームページ制作の成否は、最初の要件定義でほぼ決まると言っても過言ではありません。
時間をかけて丁寧に要件定義書を作成することで、関係者全員が同じゴールを目指せるようになり、無駄な手戻りやトラブルを防げます。
要件定義書作成の5つのステップを踏み、13の重要項目を漏れなく記載することで、質の高い要件定義書が完成しますよ。
また、よくある失敗例を知っておくことで、同じ過ちを繰り返さずに済みます。
特に重要なのは、曖昧な表現を避けて具体的に記述すること、関係者全員から合意を得ること、技術的な実現可能性を確認すること、そして運用体制まで考慮することです。
制作会社に依頼する場合も、要件定義は自社と制作会社が協力して作り上げていくものだと理解しておきましょう。
テンプレートを活用すれば、効率的に作成できますから、ぜひ活用してください。
要件定義書は、ホームページという大きな投資を成功に導くための羅針盤です。
この記事で紹介したポイントを押さえて、失敗しない要件定義書を作成し、理想のホームページを実現してくださいね。
あなたのホームページ制作プロジェクトが成功することを心から願っています。
